Rabu, 09 November 2011

sistem organisasi

 Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System), atau EIS merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manajer pada tingkat perencanaan strategis. Perangkat lunak EIS menggunakan isi database untuk menghasilkan tampilan yang telah disusun sebelumnya(preformatted) yang diturunkan (downloaded) ke workstation eksekutif dan disimpan di database eksekutif.Ada tiga rute utama untuk mendapatkan perangkat lunak yang menghasilkan informasi eksekutif :
1.      Spesialis informasi perusahaan dapat mengembangkan perangkat lunak pesanan (customsoftware).
2.      Eksekutif dapat menggunakan perangkat lunak produktifitas perorangan (personal productivity software) seperti spreadsheet elektronik, sistem manajemen database dan paket grafik.
3.      Perusahaan dapat membeli perangkat lunak EIS khusus (special EIS software). 
Pendekatan ketiga paling banyak mendapatkan perhatian.# Sistem Informasi Pemasaran
Sistem informasi pemasaran merupakan subset dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi untuk memecahkan masalah pemasaran perusahaan. Subsistem input mengumpulkan data informasi yang dimasukkan ke dalam database. Subsistem output terdiri dari program - program komputer yang mengubah data menjadi informasi bagi para pemakaiKegiatan intelejen dari sistem informasi fungsional merupakan suatu kegiatan yang etis dan jangan dirancukan dengan spionase industri, yang merupakan suatu bentuk memata - matai.

Subsistem Output Pemasaran

Semua produk dan jasa yang ditawarkan oleh fungsi pemasaran disebut bauran pemasaran(marketing mix), yang mencakup produk, tempat produk itu dijual, promosi, seperti penjualan langsung atau periklanan, dan harga produk.
Untuk tiap output sistem, manajemen memutuskan bahwa informasi tertentu dapat berguna dalam memecahkan masalah pemasaran. Perangkat lunak dikembangkan untuk menyediakan informasi mengenai unsur-unsur bauran pemasaran dengan berbagai cara

# Sistem Informasi Manufaktur

Komputer digunakan dalam sistem produk fisik untuk aplikasi seperti Computer - Aided Design (CAD) dan Computer Aided Manufacturing (CAM).Sebagai sistem informasi konseptual, komputer juga digunakan dalam menjadwalkan produksi, mengaturkan persediaan, mengendalikan kualitas produk, dan menyediakan biaya produksi.persediaan.
Subsistem Output Manufaktur :
Empat subsistem output mengukur secara terpisah dimensi - dimensi proses produksi yaitu :
- Mengukur waktu
- Mengukur volume
- Mengukur kualitas

# Sistem inforamsi Keuangan

Sistem informasi keuangan dirancang untuk menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai di seluruh perusahaan. Pemakai tersebut terutama adalah para manajer, yang menggunakan informasi itu mengelola sumber daya mereka.
Subsistem audit Internal :
Membantu sistem informasi akuntansi dalam menyediakan data dan informasi internal dengan penelitian khusus yang dilakukan oleh auditor internal. Subsistem Inteligent Keuangan
            Mengumpulkan informasi dari elemen – elemen lingkungan yang mempengaruhi arus uang masyarakat keuangan, pemegang saham dan pemilik, serta pemerintah.
Subsistem Output Keuangan
            Terdiri dari :
a.      Subsistem Peramalan
 Melakukan peramalan jangka panjang 5 sampai 10 tahun kedepan untuk menyediakan dasar bagi perencanaan strategis.  
b.      Subsistem Perencanaan Dana.

Berkaitan dengan arus uang melalui perusahaan

c.       Subsistem Pengendalian.
Menyediakan anggaran operasi tahunan dan kemudian menyediakan informasi umpan balik kepada para manager sehingga mereka dapat memantau biaya aktual dibandingkan dengan anggaran.Subsistem Inteligent Keuangan
            Mengumpulkan informasi dari elemen – elemen lingkungan yang mempengaruhi arus uang masyarakat keuangan, pemegang saham dan pemilik, serta pemerintah.
Subsistem Output Keuangan
            Terdiri dari :
a.      Subsistem Peramalan
 Melakukan peramalan jangka panjang 5 sampai 10 tahun kedepan untuk menyediakan dasar bagi perencanaan strategis.  
b.      Subsistem Perencanaan Dana.

Berkaitan dengan arus uang melalui perusahaan

c.       Subsistem Pengendalian.
Menyediakan anggaran operasi tahunan dan kemudian menyediakan informasi umpan balik kepada para manager sehingga mereka dapat memantau biaya aktual dibandingkan dengan anggaran.
- Mengukur biaya.Subsistem Inteligent Keuangan
            Mengumpulkan informasi dari elemen – elemen lingkungan yang mempengaruhi arus uang masyarakat keuangan, pemegang saham dan pemilik, serta pemerintah.
Subsistem Output Keuangan
            Terdiri dari :
a.      Subsistem Peramalan
 Melakukan peramalan jangka panjang 5 sampai 10 tahun kedepan untuk menyediakan dasar bagi perencanaan strategis.  
b.      Subsistem Perencanaan Dana.

Berkaitan dengan arus uang melalui perusahaan

c.       Subsistem Pengendalian.
Menyediakan anggaran operasi tahunan dan kemudian menyediakan informasi umpan balik kepada para manager sehingga mereka dapat memantau biaya aktual dibandingkan dengan anggaran.# Sumber Daya Informasi

Jasa Informasi adalah area fungsional utama perusahaan yang terdiri dari analis sistem,
    programmer, pengelola database, spesialis jaringan, dan personil operasi.
     Sumber Daya Informasi perusahaan meliputi hardware,software, para spesialis informasi, pemakai,
     fasilitas, database dan informasi.
     Sistem Informasi Sumber Daya Informasi adalah sistem yang menyediakan informasi mengenai   
     sumber daya informasi perusahaan pada para pemakai diseluruh perusahaan. Manajer unit jasa 
     informasi dikenal dengan istilah CIO (Chief Information Officer).

     CIO merupakan salah satu eksekutif tingkat puncak perusahaan yang bertanggung jawab atas jasa informasi       
      Information Services / IS.

 Subsistem Input Sistem Informasi SDI
      -     Dalam model Sistem Informasi Sumber Daya Informasi, subsistem input menyediakan data bagi
            database.
      -   Subsistem Input terdiri dari :
       1.      SIA (Sistem Informasi Akuntansi)
       2.      Subsistem Riset SDI
       3.      Subsistem Intelijen SDM

     -  SIA (Sistem Informasi Akuntansi)
     -  Mengumpulkan data internal yang menjelaskan unit jasa informasi dan data eksternal yang
       menjelaskan transaksi unit tersebut dengan para pemasoknya.
      
           Subsistem Riset Sumber Daya Informasi
 Melakukan kegiatan-kegiatan yang terdiri dari proyek-proyek riset di dalam perusahaan yang selanjutnya menentukan kebutuhan pemakai dan kepuasan pemakai.

         Subsistem Intelijen Sumber Daya Informasi
-        Berhubungan dengan pengumpulan informasi dari elemen-elemen lingkungan perusahaan.

         Subsistem Database Sistem Informasi SDI

-        Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut cara tertentu sehingga mudah dalam hal pengambilan kembali.
    
Subsistem Output Sistem Informasi SDI
-         Model Sistem Informasi SDI meliputi 5 subsistem output, antara lain :
      1. Subsistem Perangkat Keras
      2. Subsistem Perangkat Lunak
      3. Subsistem SDM
      4. Subsistem Data dan Informasi
      5. Subsistem Sumber Daya Terintegrasi
  1. Subsistem Perangkat Keras
          -        Menyiapkan output informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat keras.
  1. Subsistem Perangkat Lunak
          -         Menyiapkan output informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat lunak.
  1. Subsistem SDM (Sumber Daya Manusia)
         -         Menyediakan informasi tentang spesialis informasi perusahaan.
  1. Subsistem Data dan Informasi
         -         Menyiapkan output yang menjelaskan sumber daya data dan informasi yang berada di
               database pusat.
  1. Subsistem Sumber Daya Terintegrasi
        -         Menyatukan informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat keras, perangkat lunak,
               SDM, serta data dan informasi.
               
           

Rabu, 11 Mei 2011

proses organisasi


Proses dalam kamus bahasa Indonesia berarti rangkaian suatu tindakan. Sedangkan proses dalam buku organisasi karamgan Gibso Invancevich Donnelly adalah berkenaan dengan aktifitas yang memberi kehidupan pada skema organisasi tersebut. Proses organisasi merupakan jiwa bagi struktur organisasi. Jika proses tersebut tidak berjalan dan berfungsi dengan baik,maka masalah tidak pernah yang tidak perah diharapkan akan timbul dalam sebuah organisasi.

Adapun model organisasi yang akan kita bahas disini ada empat proses prilaku yang nanti akan menyumbangkan prestasi pada organisasi yang effektif. Empat proses tersebut yaitu komunikasi, pengambilan keputusasn, evaluasi prestasi, sosialisasi dan karir.

Model-model dalam proses organisasi

1. Proses Komunikasi

Komunikasi menduduki tempat yang utama karena susunan keluasan dan cakupan organisasi secara keseluruhan ditentukan oleh tehnik komonikasi. Dari sudut pandang ini komuikasi adalah suatu proses social yag mempuyai relevansi terluas di dalam memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau masyarakat.

Kelangsungan hidup organisasi berkaitan dengan kemampuan manajemen untuk menerima, menyampaikan, dan meleksanakan komunikasi. Proses organisasi menghubungkan organisasi dengan lingkungannya termasuk bagian-bagiannya. Informasi mengalir ke organisasi dan dari organisasi, termasuk di dalam organisasi itu sendiri.

Komunikasi diartikan sebagai proses penyampaian informasi atau pengiriman kepada penerima informasi. Dengan demikian penerimaan informasi harus memahami isi informasi yang di terimanya, sebaliknya apabila penerimaan informasi tidak memahami informasi yang di berikan oleh pemberi informasi berarti tidak terjadi komunikasi yang effektif yang pada akhirnya dapat menimbulkan suatu konflik. Disamping itu apabila komunikasi dipandang sebagai suatu proses, ada tiga elemen pokok yang salig berkaitan yang terdapat pada setiap terjadinya suatu komunikasi, yaitu sender (sumber berita), message(pesan), dan reciver (penerimaan berita). Apabila salah satunya dari ketiga elemen tersebut tidak ada, maka komunikasi tersebut tidak akan terjadi. Untuk itu terdapat delapan unsur pokok di dalam proses komunikasi.

a. Pengiriman atau sumber (sender)
b. Enconding
c. Message
d. Chanel
e. Receiver
f. Recoding
g. Noise
h. Feedback

2. Proses Pengambilan Keputusan

Keputusan dari seorang pemimpin tidak datang secara tiba-tiba, tetapi melalui suatu proses. Pengambilan keputusan yang akan diwujudkan menjadi kegiatan kelompok merupakan hak dan kewajiban pucuk pimpinan berupa wewenang dan wewenang itu dapat dilimpahkan.

Pengambilan keputusan oleh seorang pemimpin yang bersifat apriori (berburuk sangka) selalu merupakan proses, baik yang berlangsung dalam pikiran maupun dalam kegiatan oprasioal pemecahan masalah. Proses pengambilan keputusan itu berlangsung dengan tahapan sebagai berikut :

a. Menghimpun data melalui pencatatan bahkan mungkin berupa kegiatan penelitian
b. Melalui analisis data
c. Menetapkan keputusan yang akan ditempuh
d. Mengoprasionalakan keputusan menjadi kegiatan
e. Selama berlangsungnya kegiatan sebagai pelaksana keputusan akan diperoleh data oprasional yang baru

Sementara itu tahapan-tahapan dalam proses pengambilan keputusan dapat dikemukakan sebagai berikut :

a. Tetapkan masalah
b. Idntifikasi criteria keputusan
c. Alokasikan bobot pada criteria
d. Kembangkan alternaif
e. Evaluasi alternative
f. Pilih alternative terbaik

3. Proses Evaluasi Prestasi

prestasi individu menjadi bagian dari prestasi kelompok yang pada gilirannya menjadi bagian dari prestasi organisasi. Tidak ada suatu ukuran atau criteria yang memadai yang dapat mencerminkan prestasi suatu tingkatan.

Proses evaluasi prestasi didalam organisasi menunjukan bahwa prestasi individu, kelompok, dan organisasi adalah suatu hasil atau variabel bergantung dari prilaku organisasi, struktur dan proses. System yang diterapkan untuk mengevaluasi prestasi membantu maksud-maksud seperti penentuan imbalan (upah, promosi, dan alih tugas), identifikasi kebutuhan akan pelatihan (training), penyediaan balikan bagi para pegawai dan lain-lain. Sebenarnya banyak sekali metode yang dapat dimanfaatkan untuk mengevalusi prestasi sehingga merupakan tantangan tersendiri untuk memilih yang terbaik dari yang baik-baik. Dalam melakukan pengevaluasian sebaiknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :


1. Maksud dan evaluasi kerja
2. Evaluasi kerja dan evaluasi
3. Apa yang akan di evaluasi
4. Siapa yang seharusnya akan di evaluasi
5. Bagaimaa metodenya
6. Masalah potensial
7. Bagaimana mengatasi masalah

4. Proses Sosialisasi dan Karir

Proses sosialisasi adalah suatu proses dimana kita dapat bergaul dalam suatu komunitas tertentu maka disitulah proses sosialisasi akan terjadi. Sedangkan karir adalah suatu deretan posisi yang di duduki oleh seseorang selama perjalanan usianya.

Individu memasuki organisasi untuk bekerja dan merintis tujuan karir pribadi mereka. Organisasi mempekerjakan individu-individu untuk melaksanakan pekerjaan tertentu yaitu pekerjaan menurut struktur organisasi itu. Jadi kepentingan individu dan organisasi serta tujuannya harus disesuaikan jika keduanya ingin effektif.proses penyadaran individu akan harapan organisasi disebut sosialisasi, pengembangan karir dan sosialisasi adalah dua aktifitas yang saling berkaitan yang memberikan dampak pada prestasi baik prestasi organisasi maupun prestasi individu.
Sumber:
http://hasanismailr.blogspot.com/2009/10/proses-organisasi.html

DINAMIKA ORGANISASI


DINAMIKA ORGANISASI
Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat. Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip. Di dalam sebuah organisasi tentu akan terjadi suatu dinamika dimana menuntut perhatian pengurus dan anggotanya. Dinamika organisasi yang harus dikelola secara cerdas dan konstruktif ialah terletak pada konflik yang sering timbul di suatu organisasi, karena dalam kenyataannya konflik tidak selamanya bersifat destruktif akan tetapi akan mampu meningkatkan produktifitas suatu organisasi apabila dapat di atasi dan dikelola dengan baik.

PENGERTIAN KONFLIK
Konflik biasanya timbul dalam organisasi sebagai hasil adanya masalah-masalah komunikasi, hubungan pribadi, atau struktur organisasi. Karakteristik-karakteristik kepribadian tertentu, seperti otoriter atau dogmatis juga dapat menimbulkan konflik. Arti konflik banyak dikacaukan dengan banyaknya definisi dan konsepsi yang saling berbeda. Pada hakekatnya konfilk dapat didefinisikan sebagai segala macam interaksi pertentangan atau antagonistik antara dua atau lebih pihak. Konflik Organisasi (organizational conflict) adalah ketidaksesuaian antara dua atau lebih anggota-anggota atau kelompok organisasi yang timbul karena adanya kenyataan bahwa mereka harus membagi sumber daya- sumber daya yang terbatas atau kegiatan-kegiatan kerja dan atau kenyataan bahwa mereka mempunyai perbedaan status, tujuan, nilai dan persepsi.

JENIS-JENIS KONFLIK
Ada lima jenis konflik dalam kehidupan organisasi :
  1. Konflik dalam diri individu Konflik terjadi bila pada waktu yang sama seseorang memiliki dua keinginan yang tidak mungkin dipenuhi sekaligus.
  2. Konflik antar individu dalam organisasi yang sama karena pertentengan kepentingan atau keinginan. Hal ini sering terjadi antara dua orang yang berbeda status, jabatan, bidang kerja dan lain-lain.
  3. Konflik antar individu dan kelompok seringkali berhubungan dengan cara individumenghadapi tekanan-tekanan untuk mencapai konformitas, yang ditekankan kepada mereka oleh kelompok kerja mereka.
  4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama Konflik ini merupakan tipe konflik yang banyak terjadi di dalam organisasiorganisasi.Konflik antar lini dan staf, pekerja dan pekerja.
  5. Konflik antar organisasi konflik ini biasanya disebut dengan persaingan.

SEBAB-SEBAB TIMBULNYA KONFLIK
Setelah mengapa ada konflik, biasanya ada sumber-sumber yang menjadikan konflik tersebut muncul, secara umum biasanya terjadi karena tersebut dibawah ini:
  1. Adanya aspirasi yang tidak ditampung.
  2. Saling ketergantungan tugas.
  3. Ketergantungan satu arah.
  4. Ketidakpuasan, perasaan ketidakadilan.
  5. Distorsi komunikasi.
  6. Tidak ada pedoman.
  7. Aturan yang kurang jelas.
  8. Kurang transparannya beberapa hal.

MENGENDALIKAN KONFLIK
Konflik agar tidak mengarah ke destruksi harus bisa dikendalikan, antara lain dengan cara sebagai berikut:
  1. Harus sering mengadakan musyawarah.
  2. Adanya komunikasi dua arah yang enak dan luwes.
  3. Memberi keadilan pada semua lini.
  4. Transparan dalam semua hal.
  5. Ada pedoman yang jelas.
  6. Ada aturan yang jelas.
  7. Semua aspirasi dianggap penting dan dikomunikasikan.

TEORI MOTIVASI
Motivasi dapat diartikan sebagai faktor pendorong yang berasal dalam diri manusia, yang akan mempengaruhi cara bertindak seseorang. Dengan demikian, motivasi kerja akan berpengaruh terhadap performansi pekerja.
Menurut Hilgard dan Atkinson, tidaklah mudah untuk menjelaskan motifasi sebab :
  1. Pernyataan motif antar orang adalah tidak sama, budaya yang berbeda akan menghasilkan ekspresi motif yang berbeda pula.
  2. Motif yang tidak sama dapat diwujudkan dalam berbagai prilaku yang tidak sama.
  3. Motif yang tidak sama dapat diekspresikan melalui prilaku yang sama.
  4. Motif dapat muncul dalam bentuk-bentuk prilaku yang sulit dijelaskan.
  5. Suatu ekspresi prilaku dapat muncul sebagai perwujudan dari berbagai motif.
Berikut ini dikemukakan huraian mengenai motif yang ada pada manusia sebagai factor pendorong dari prilaku manusia.
  • Motif Kekuasaan Merupakan kebutuhan manusia untuk memanipulasi manusia lain melalui keunggulan-keunggulan yang dimilikinya. Clelland menyimpulkan bahwa motif kekuasaan dapat berfifat negatif atau positif. Motif kekuasaan yang bersifat negatif berkaitan dengan kekuasaan seseorang. Sedangkan motif kekuasaan yang bersifat positif berkaitan dengan kekuasaan social (power yang dipergunakan untuk berpartisipasi dalam mencapai tujuan kelompok).
  • Motif Berprestasi Merupakan keinginan atau kehendak untuk menyelesaikan suatu tugas secara sempurna, atau sukses didalam situasi persaingan (Chelland). Menurut dia, setiap orang mempunyai kadar n Ach (needs for achievement) yang berlainan. Karakteristik seseorang yang mempunyai kadar n Ach yang tinggi (high achiever) adalah :1.Risiko moderat (Moderate Risks) adalah memilih suatu resiko secara moderat2.Umpan balik segera (Immediate Feedback) adalah cenderung memilih tugas yang segera dapat memberikan umpan balik mengenai kemajuan yang telah dicapai dalam mewujudkan tujuan, cenderung memilih tugas-tugas yang mempunyai criteria performansi yang spesifik.3.Kesempurnaan (accomplishment) adalah senang dalam pekerjaan yang dapat memberikan kepuasaan pada dirinya.4.Pemilihan tugas adalah menyelesaikan pekerjaan yang telah di pilih secara tuntas dengan usaha maiksimum sesuai dengan kemampuannya.
  • Motif Untuk Bergabung Menurut Schachter motif untuk bergabung dapat diartikan sebagai kebutuhan untuk berada bersama orang lain. Kesimpulan ini diperoleh oleh Schachter dari studinya yang mempelajari hubungan antara rasa takut dengan kebutuhan berafiliansi.
  • Motif Keamanan (Security Motive) Merupakan kebutuhan untuk melindungi diri dari hambatan atau gangguan yang akan mengancam keberadaannya. Di dalam sebuah perusahaan misalnya, salah satu cara untuk menjaga agar para karyawan merasa aman di hari tuanya kelak, adalah dengan memberikan jaminan hari tua, pesangon, asuransi, dan sebagainya.
  • Motif Status (Status Motive) Merupakan kebutuhan manusia untuk mencapai atau menduduki tingkatan tertentu di dalam sebuah kelompok, organisasi atau masyarakat. Parsons, seorang ahli sosiologi menyimpulkan adanya beberapa sumber status seseorang yaitu :
1.      Keanggotaan di dalam sebuah keluarga. Misalnya, seorang anggota keluarga yang memperoleh status yang tinggi oleh karena keluarga tersebut mempunyai status yang tinggi di lingkungannya.
2.      Kualitas perseorangan yang termasuk dalam kualitas perseorangan antara lain karakteristik fisik, usia, jenis kelamin, kepribadian.
3.      Prestasi yang dicapai oleh seseorang dapat mempengaruhi statusnya. Misalnya, pekerja yang berpendidikan, berpengalaman, mempunyai gelar, dsb.
4.      Aspek materi dapat mempengaruhi status seseorang di dalam lingkungannya. Misalnya, jumlah kekayaan yang dimiliki oleh seseorang.
5.      Kekuasaan dan kekuatan (Autoriry and Power). Dalam suatu organisasi, individu yang memiliki kekuasaan atau kewenangan yang formal akan memperoleh status yang lebih tinggi.
MOTIVASI/KESIMPULAN
Kebiasaan selama ini dimana konflik ditempatkan dalam destructive zone perlu direformasi kedalam dinamis zone. Konflik yang bersifat positif harus dimanage secara cerdas, tepat dan profesional. Sehingga ada peningkatan performance dan dinamika organisasi. Akhirnya konflik bisa didesign sebagai “mesin” dinamika organisasi Adanya konflik jangan dianggap sebagai suatu kemunduran tapi bisa dianggap sebagai dinamika organisasi dan juga agar organisasi tidak menjadi stagnan. Dan yang lebih penting lagi untuk belajar bersama dari adanya konflik tersebut, dengan konflik menjadikan anggota maju dalam berpikir, maju dalam wawasan, maju dalam wacana dan bisa menghargai beda pendapat. Dan yang terakhir agar organisasi bisa menjadi “hidup”. Pelaku konflik tidak dianggap sebagai musuh, pelaku konflik jangan dianggap sebagai perusak organisasi tapi harus ditempatkan sebagai motor dinamika organisasi.
Sumber :